Maintenance : comment bien capitaliser son expérience...

  En maintenance une démarche de capitalisation d’expériences est primordiale. C’est la somme du vécu de chaque intervenant qui constitue trop souvent l’historique d’une machine. Dans les réunions autour des plans de nouvelles machines à l’ingénierie ou chez les fournisseurs, les professionnels de maintenance qui y participent ne « remontent » principalement que les problèmes qu’ils ont rencontrés dans leur atelier. La maintenance n’est  pas assez méthodique, mais toujours critique vis-à-vis des concepteurs et des fournisseurs d’installations. Elle possède rarement l’historique de toutes les modifications et améliorations apportées tout au long de la vie d’une machine (type carnet d’entretien par exemple).

« La capitalisation, c’est un trésor à transmettre »

« C’est le passage de l’expérience à la connaissance partageable » (P.Zutter)

     Avec un turn-over du personnel qui peut être important dans certaines entreprises, les départs en retraite, la sous-traitance de certaines activités, le nombre de projets croissant, l’environnement complexe, incertain, et de plus en plus concurrentiel… la capitalisation est une démarche importante et nécessaire pour une entreprise.

La capitalisation d’expériences doit être :

1)Rigoureuse
      C’est un travail qui part de la pratique, pour enrichir la pratique. La capitalisation doit permettre de tirer des enseignements de l’expérience qui puissent servir à des interventions ultérieures.
      Les pannes d’une machine, d’une installation suivent en général la loi des 80/20. 80% des pannes sont les mêmes et se reproduisent dans le temps. Mais dans ces 80% il y a des pannes « vicieuses » qui ont été particulièrement perturbantes pour la fabrication, aussi bien en temps d’arrêt (diagnostic long, erroné…) ou en temps de réparation important ( échange d’un réducteur, ou d’un organe nécessitant de lourds moyens de manutention…) qu’en coût (perte de production, main d’œuvre passée, pièces de rechange, prestation extérieure..).     

      C’est ce genre de panne qu’il faut éviter de retrouver et dans la vie de la machine ou de l’installation, et dans les futures machines identiques.
      Quand on pose la question : « Dis-moi ce qui ne va pas sur cette machine », les intervenants ne se souviendront pour la plupart, que des dernières pannes ou seulement des petits tracas quotidiens « avec lesquels on vit »…Mais si l’on pose la question : « on doit refaire une machine identique à celle-ci, que doit-on éviter de reproduire ? » on n’aura qu’une liste incomplète et fausse du vécu, associée à des mémoires défaillantes et sans analyse quantifiée, formalisée.

2) Permanente
      Elle se fait normalement en cours d’action, en continu, lors de jalons projets, lors de retours d’interventions. Il ne faut pas attendre trop longtemps pour rédiger  quelques lignes qui reprendront,  par exemple,  les raisons d’un arrêt long très perturbant, l’analyse des causes qui en a été faite, les modifications apportées. « Le meilleur moment, c’est tout de suite ». C’est dans la pratique quotidienne de leur activité que les personnels  de maintenance doivent sauvegarder les connaissances acquises durant les dépannages,  les retours d’expérience après une révision générale ou un important démontage, partager les savoir-faire correspondant à une technologie de pointe…

3) Formalisée
« Les écrits restent »
      Les connaissances à capitaliser doivent être explicitées, puis formalisées. Le recueil  des informations permettant de décrire et d’illustrer ce qui a été identifié, l’organisation, les supports, l’archivage…  doivent être correctement définis.

      Exemple de démarche : Après chaque arrêt long (dont le seuil est à définir) un groupe de travail de 3 personnes (intervenants et Méthodes maintenance) remplit le formulaire d’incident majeur. Après avoir indiqué les causes (détectées, analysées) et les remèdes employés (modifications…) ce groupe de travail doit remplir la case « capitalisation ». Une copie de ce formulaire est ensuite rajoutée au dossier machine.

   

      Les supports peuvent être variés. Le support papier est disponible sous forme de formulaires à renseigner. L’ensemble des fiches est rangé dans un classeur accessible à tous (faible coût et mise en œuvre rapide). Mais ce type de support présente l’inconvénient d’être réservé à quelques utilisateurs d’un même secteur géographique. Ce type de support est choisi quand la capitalisation enrichit le dossier machine qui reste encore bien souvent sous forme dossier papier.

      Le support informatique peut être une base de données du type ACCESS ou de simples tableaux EXEL. C’est le cas quand la capitalisation s’intègre à la démarche TPM. Ce support à l’avantage d’être simple d’utilisation (accessible à tous les intervenants, les mises à jour et les sauvegardes faciles) mais aussi transférable d’un secteur à un autre. Ce qui permet au personnel de maintenance de communiquer des retours d’expérience à d’autres  sites différents qui utilisent aussi le même type de matériel, les mêmes technologies…

      La démarche de formalisation peut se faire de 2 manières différentes : elle peut être conduite par une seule personne (Méthode maintenance par exemple) qui recueille les données auprès des experts ou des intervenants et qui les formalise ensuite, ou par auto-capitalisation par les collaborateurs eux-mêmes.

 
La capitalisation est l'affaire de tous:

     Le savoir appartient et se trouve auprès de ceux qui sont les acteurs de l’action. Il appartient au responsable de maintenance d’animer son équipe pour que chacun se sente responsable du savoir qu’il peut transmettre. Ce n’est pas seulement l’affaire d’un service ingénierie ou du GATM (groupe d’assistance technique maintenance) de l’atelier. C’est valoriser ce que l’on sait faire, c’est modéliser les savoirs pour ne pas les perdre.

     La capitalisation est d’abord locale. Elle  est pratiquée au niveau atelier, par les intervenants les plus proches des installations. Mais dans des entreprises suffisamment grandes pour avoir plusieurs sites de production plus ou moins identiques, la capitalisation doit « rayonner » sur l’ensemble des secteurs. C’est un des objectifs des « Clubs Métiers » chez RENAULT.
      Un Club Métier est une instance regroupant, trimestriellement,  les responsables maintenance d’un même métier des différents sites, instance de réflexions et d’élaborations de propositions orientées sur les performances industrielles du métier. A partir d’une base de données d’indicateurs, elle identifie les points durs, les « best practices », propose des standards du  métier, les cibles de performances et de coûts, les organisations, les objectifs du métier. Elle est pilotée par un des responsables maintenance. C’est un excellent  moyen très apprécié de tous les participants pour capitaliser l’expérience de chacun et en faire part à tous. L’ordre du jour prévoit à chaque réunion, « un tour de table » spécifique pour ce partage.

Conclusion
 

     Ainsi donc, la capitalisation est en maintenance une véritable richesse qu’il convient de gérer au mieux. L’intégration de savoir-faire consolidés dans des processus industriels améliore leur productivité et leur compétitivité. Partager ses connaissances ne favorise-t-il pas l’autonomie, n’est-il pas valorisant de formaliser les meilleures pratiques de l’entreprise, de les faire progresser et de lui apporter ainsi des gains en terme de coûts, délais et de qualité ?.

Bonne maintenance.

Olivier